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Favoriser l'accès à vos...

Documents

Avant-propos

Que ce soit pour se procurer des biens ou des services, exercer ses droits ou réaliser ses rôles sociaux, toute citoyenne ou tout citoyen a besoin de consulter des documents présentés dans divers formats (par exemple, imprimé, Web, audiovisuel, etc.). Pour les personnes handicapées, l’accès aux documents peut représenter un obstacle si le format de ceux-ci n’est pas adapté à leurs besoins.

Permettre aux personnes handicapées d'avoir accès, en toute égalité, aux services et aux documents offerts au public est le but poursuivi par la politique gouvernementale L’accès aux documents et aux services offerts au public pour les personnes handicapées.

Par cette politique, le gouvernement du Québec a fixé deux orientations qui encadrent les actions des ministères et des organismes publics assujettis. Les informations présentées dans cette section les concernent principalement.

Cependant, toute organisation, entreprise ou personne qui désire rendre ses documents et services accessibles aux personnes handicapées ou qui souhaite offrir un meilleur service à sa clientèle est invitée à intégrer les orientations de la politique dans ses pratiques.  

Attention!

Les renseignements fournis dans cette page visent principalement à rappeler l’importance de tenir compte des particularités des personnes handicapées et de leurs besoins concernant l’accès aux documents et aux services.  Ils ne remplacent en aucun temps ce qui est prévu par toute loi, toute politique ou tout règlement qui prévalent en matière d’accès à l’information.

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Une politique, deux orientations

Le gouvernement du Québec a adopté, en décembre 2006, la politique gouvernementale L’accès aux documents et aux services offerts au public pour les personnes handicapées qui a pour but de « mettre en place au sein de l’Administration publique toutes les conditions qui permettront aux personnes handicapées d’avoir accès, en toute égalité, aux services et aux documents offerts au public ».

Deux orientations guident la mise en œuvre de la politique :

  1. « Prendre les mesures nécessaires pour que toute personne handicapée qui en fait la demande ait accès, en toute égalité, aux documents et aux services offerts au public;
  2. Entreprendre une démarche proactive afin de réduire, voire éliminer, les obstacles que rencontrent les personnes handicapées dans l’accès aux documents et aux services offerts au public. »

De ces orientations découlent des principes et des mesures qui doivent être observés par les ministères et les organismes publics. Entre autres :

  • À la demande d’une personne handicapée, le ministère ou l’organisme concerné fournit le ou les documents publics visés en formats adaptés;
  • Le ministère ou l’organisme respecte le choix du format adapté demandé par la personne handicapée et honore cette préférence, dans la mesure du possible;
  • Dans l’éventualité où le choix de la personne handicapée ne peut être satisfait, le ministère ou l’organisme s’efforce de lui fournir le document demandé dans un format qui lui est accessible et qu’elle peut utiliser. Dans ce cas, le ministère ou l’organisme public communique avec la personne handicapée afin de convenir d’une solution;
  • À la demande d'une personne handicapée, le ministère ou l'organisme lui offre un service d'assistance pour lui permettre d'accomplir les démarches administratives nécessaires à la prestation d'un service offert (que ce soit, par exemple, pour remplir un formulaire ou un questionnaire administratif);
  • Le ministère ou l’organisme public ne peut, en aucun cas, exiger aux personnes handicapées des frais supplémentaires associés à l’adaptation d’un document ou d’un service offert au public;
  • Dans leur démarche de planification, les ministères et les organismes publics peuvent dresser la liste des documents les plus fréquemment demandés par les citoyens et les produire en formats adaptés. Cette façon de procéder a l’avantage de diminuer les délais d’attente et d’informer en même temps toute la population du Québec sur un sujet d’intérêt;
  • Les sites Web des ministères et des organismes publics doivent être conformes au Standard sur l’accessibilité des sites WebCe contenu Web externe, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, peut comporter des obstacles à l'accessibilité puisqu'il est hébergé dans un autre site Web. pour les personnes handicapées.

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Application de la politique

À titre de responsable d’une organisation, de gestionnaire d’un service ou encore à titre  de personne répondante de l’accès à l’information, il est possible que vous receviez des demandes de personnes handicapées pour obtenir des documents dans un format autre que celui dans lesquels ils ont été produits. Par exemple, une personne ayant une incapacité visuelle pourrait désirer obtenir la version en braille d’un document imprimé. Vous pourriez ainsi être appelé à prévoir et à mettre en place les mesures nécessaires concernant l’accès aux documents pour les personnes handicapées.

Conformément à la première orientation de la politique, il serait avisé de déterminer une procédure simple et rapide pour répondre aux demandes reçues. Il importe de s’assurer aussi qu’une personne handicapée puisse communiquer aisément avec le personnel de votre organisation, et ce, pour les trois modes de communication auxquels le public a généralement recours : le téléphone, le contact direct en personne et les communications électroniques.

En réponse à la deuxième orientation de la politique, il est favorisé de dresser la liste des documents les plus fréquemment demandés par les citoyennes et les citoyens et les produire en formats adaptés. Cette façon de procéder a l’avantage de diminuer les délais d’attente, tout en favorisant un accès simplifié à l’information gouvernementale. Voici les différentes formes d’adaptation possibles.

Documents en formats adaptés

Les documents en formats adaptés renvoient à tout format d’édition non traditionnelle. Dans la majorité des cas, il s’agit de documents imprimés. L’évolution technologique et divers moyens d’adaptation permettent d’améliorer constamment les possibilités d’adapter les documents écrits et audiovisuels. À titre informatif, voici quelques exemples :

Pour l’imprimé

  • Le gros caractère d’imprimerie correspond à la modification de la taille du caractère d’imprimerie selon la grandeur du point requis, soit de 16, 22, 26 ou même plus, et un ajustement du texte en conséquence pour les documents produits au moyen de logiciels de traitement de texte;
  • La police d’écriture recommandée est du type « Arial » ou « Verdana »;
  • Le contraste privilégié demeure le noir sur le blanc;
  • L’utilisation d’un papier mat est recommandée pour éviter la réflexion de la lumière;
  • Le format audio est un moyen d’adaptation utilisé pour les personnes ayant des incapacités visuelles;
  • Le braille est un autre moyen d’accès à l’écriture et à la lecture pour les personnes ayant des incapacités visuelles;
  • Le document vidéo en langue des signes québécoise (LSQ) est utilisé lorsque le contenu d’un texte écrit doit être présenté sous forme de vidéo par un interprète gestuel;
  • L’utilisation de capsule vidéo est de plus en plus préconisée, car celle-ci peut être visionnée sur l’écran d’un ordinateur, disponible par un lien Internet ou sur une chaîne YouTube;
  • La communication écrite simplifiée consiste à vulgariser le contenu d’un document écrit destiné à des individus pouvant avoir des difficultés à comprendre certains éléments d’un texte;
  • Le fichier électronique est un moyen de plus en plus utilisé par les personnes ayant une incapacité visuelle pour adapter un document imprimé. Elles utilisent des outils d’aide à la lecture (par exemple, un lecteur numérique, un synthétiseur vocal ou un logiciel de grossissement) pour lire le fichier. Les documents Word, les fichiers « .txt », « .rtf » et les pages « .html » sont préconisés.

Pour l'audiovisuel

  • Le sous-titrage est la présentation à l’écran d’un texte qui correspond à la composante sonore d’une production audiovisuelle. Pour les personnes qui maîtrisent bien la compréhension d’une langue écrite, ce moyen peut être une solution de rechange à l’interprétation visuelle;
  • L’ajout d’un médaillon pour l’affichage en langue des signes permet d’afficher à l’écran en LSQ les paroles prononcées dans une production audiovisuelle. Certaines technologies permettent aussi de faire apparaître l’interprète directement à l’écran sans l’aide d’un médaillon;
  • La vidéodescription transmet toutes les scènes d’action et le contenu sonore à l’écran, par l’entremise d’un narrateur qui décrit ce qui se passe et lit les textes y étant associés. Elle fournit une explication verbale des scènes d’action, des tableaux, des cartes ou de toute composante visuelle qui sert à communiquer le message global. Cette bande sonore peut être réalisée en même temps que le scénario original ou être ajoutée à une vidéo déjà produite.

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Ressources

Divers organismes ont développé une offre de service de soutien-conseil ou d’exécution de contrat relativement à l’adaptation des documents. Voici quelques-uns de ceux-ci :

L'accès à l'imprimé

L'accès à l'audiovisuel et à l'imprimé

La langue des signes québécoise (LSQ)

Le braille

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Mise à jour : 9 avril 2019

Gouvernement du Québec.

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